Přemýšlíte o migraci do CRM? Migrace dat do zákaznického systému řízení vztahů (CRM) může být pro mnoho podniků velkou výzvou. Přenos dat mezi systémy může být složitý a časově náročný proces, který vyžaduje pečlivé plánování a provedení. Ale s těmito 5 tipy pro migraci do CRM můžete svá data přenést hladce a efektivně.

1. Volba Nového CRM

Prvním krokem při migraci do CRM je výběr nového systému.Při výběru nového CRM systému byste měli vzít v úvahu následující body:

  • Co nefunguje na vašem současném CRM? Vaše nové CRM by mělo řešit problémy, které máte se současným CRM.
  • Integrace - S jakými dalšími softwary musí pracovat? Nejdůležitější je integrace s e-mailovými marketingovými softwary, protože kontakty budou muset synchronizovat oběma směry. Také zvažte softwary pro vytváření nabídek, silná integrace s nástrojem jako PandaDoc může snížit čas potřebný na vytvoření nabídek.
  • Synchronizace dat - Jakmile zjistíte, s jakými softwary váš CRM musí pracovat, musíte zjistit, jak synchronizovat data. Mnoho nástrojů spoléhá na třetí strany jako Zapier a to může být matoucí, protože nástroje často inzerují, že se integrují s jinou platformou. Jakmile se do toho ponoříte, zjistíte, že synchronizace není nativní a vyžaduje čas a náklady na spuštění dalšího nástroje pro synchronizaci dat.
  • Rozpočet - Kolik bude CRM stát? Toto je klíčový omezující faktor pro mnoho malých a středních podniků. CRM často sváže pokročilejší funkce s vyššími cenovými hladinami. Podívejte se na omezení na cenových hladinách, jako je počet kontaktů, nebo počet e-mailů, které můžete odeslat za měsíc, což může ovlivnit cenu nebo funkčnost, kterou potřebujete.
  • Růst - Jakmile máte rozpočet a funkce vyřešeny, zvažte růst pro příštích 24 měsíců (protože mnoho nástrojů účtuje ročně). Kolik kontaktů budete přidávat? Kolik e-mailů budete odesílat? Úspěch v podnikání může způsobit, že skočíte na novou cenovou hladinu, za kterou jste okamžitě účtováni. Zvážte, jak vrcholy v používání funkcí, jako je odesílání e-mailů nebo výzkum vyhlídek, mohou ovlivnit fakturaci a plánujte to.

2. Využití Zkušebních Verzí k Testování, Testování, Testování

Většina CRM nabízí zkušební období zdarma. Využijte to. Použijte to k testování funkcí a snadnosti použití, ale také využijte zkušební období k testování migrací. To vám ukáže, jak snadné nebo obtížné bude migrace a jak budou data vypadat po importu.

Několik dalších tipů

Jednou z největších překážek při testování nových CRM je čas, který je na to potřeba, a dopad na kompenzaci pro členy prodejního týmu.

Členové prodejního týmu jsou obvykle kompenzováni prostřednictvím provizní struktury, takže nechtějí odebírat čas od prodeje k testování nového softwaru, protože je to stojí peníze.

Značky musí uznat hodnotu a přínos tohoto testování před implementací. Rovnice je jednoduchá - pokud koupíte něco, co je pro váš tým těžké používat, prodeje pravděpodobně klesnou. Pokud koupíte něco, co dobře funguje pro váš tým, prodeje pravděpodobně vzrostou. Investujte do tohoto testování tím, že motivujete svůj prodejní tým k jeho provedení.

3. Čištění dat

Považujeme čištění dat za zásadní krok v procesu migrace CRM. Uložte a archivujte zastaralé kontakty z vaší databáze.

Co je zastaralý kontakt? To záleží na každé firmě - diskusi začínáme u jakéhokoli kontaktu, který byl neaktivní po dobu více než tří prodejních cyklů. Takže pokud máte 12 měsíční prodejní cyklus, jsou to tři roky.

Odstranění zastaralých kontaktů vám může potenciálně pomoci snížit náklady tím, že vám umožní vybrat nižší cenové hladiny. Také to urychlí proces migrace, protože budete mít méně dat k importu - a po migraci to usnadní navigaci ve vašich kontaktech a e-mailových seznamech.

  • Archivujte kontaktní informace v CSV - Smazat kontakty z vašeho CRM, ale ne z vašeho života. Exportujte a uchovávejte plnou kopii všech vašich kontaktů v CSV souboru, pro případ potřeby.
  • Ponechte záznamy firem - Společnosti ze svého CRM nemažte.
  • Uchovávejte záznam v CRM, že máte kontakty archivované v CSV - Pokud odstraníte všechny kontakty pro společnost, vytvořte jeden kontaktní záznam nebo poznámku v záznamu společnosti, která uvádí, že máte kontakty archivované v CSV souboru. To umožní prodejnímu týmu, aby věděl, že má hledat v CSV, pokud se společnost stane znovu aktivní.
  • Kontaktujte kontakty před archivací - Zavolejte kontakty a pošlete jim e-mail, jestli chtějí zůstat ve vašich mailingových a kontaktních seznamech. To identifikuje kontakty, které již nejsou platné, a jejich odstranění z mailingových seznamů také zlepší doručitelnost do schránek. To je také skvělá příležitost k obnovení kontaktu s neaktivními kontakty.
  • Automatizujte identifikaci - Pokud máte nástroje pro automatizaci, použijte je k nalezení kontaktů, které splňují parametry, které je identifikují jako zastaralé.
  • Pracujte s Excel nebo Google Sheets - Pokud provádíte čištění dat, pravděpodobně to budete dělat v Excelu nebo Google Sheets. Tato část procesu může být velmi časově náročná - nebo velmi snadná. Čím více víte o práci s daty v tabulkách, tím rychleji tato část procesu proběhne.

4. Migrace Historických Emailů

Jednou z nejpěknějších funkcí některých CRM je integrace e-mailu přímo v kontaktních záznamech. Mnoho CRM přenese e-mailové zprávy do kontaktního záznamu, což usnadňuje přehled o historii komunikace. Pokud současné CRM nebo nové CRM to podporuje, je to jedna z prvních věcí, kterou váš prodejní tým požádá.

Mnoho CRM, které podporují tuto funkci, má e-mailový konektor, který přenáší zprávy do CRM pro každý kontakt. Často mohou přesouvat e-maily pouze od doby, kdy se naváže spojení, ale členové prodejního týmu, správně, budou chtít zachovat historické e-maily z předchozího CRM pro kontinuitu.

5. Synchronizace Kontaktů

Pokud nepoužíváte integrovanou prodejní a marketingovou platformu, jako je Acton, HubSpot, Infustionsoft nebo Marketo, které kombinují prodejní a e-mailové marketingové nástroje, budete muset synchronizovat vytváření kontaktů a aktualizace mezi vaším CRM a vašimi e-mailovými marketingovými nástroji.

Existuje mnoho nástrojů pro provádění kontaktové synchronizace, jako je Zapier a Piesync. Každé CRM může mít nějaké vestavěné schopnosti synchronizace nebo doporučený nástroj od třetí strany. Nezapomeňte testovat a testovat synchronizaci před rozhodnutím o novém CRM.