V dnešní digitální éře se datová ochrana stává klíčovou prioritou pro podniky všech velikostí. Jedním z nejvýznamnějších kroků směrem k zajištění datové ochrany bylo zavedení Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) Evropskou unií v roce 2018. Tento dokument pokrývá 5 tipů pro dodržování GDPR v CRM (Customer Relationship Management), abyste mohli efektivně spravovat a chránit data svých zákazníků.
1. Identifikace osobních údajů
Prvním krokem na cestě k dodržování GDPR je identifikace osobních údajů, které vaše firma shromažďuje. Osobní údaje dle GDPR zahrnují jakékoliv informace, které umožňují identifikaci fyzické osoby. Mohou to být například:
- Jméno a příjmení
- Titul
- E-mailová adresa
- Profily na sociálních sítích
- Historie kontaktů
- Telefonní číslo
- Údaje o bankovním účtu
Jednou z vašich prvních úloh je identifikovat a kategorizovat tyto údaje, aby bylo jejich správa snazší.
2. Správa osobních údajů
Jakmile sesbíráte a kategorizujete údaje zákazníka, musíte zajistit, že všechny procesy spojené s těmito údaji jsou v souladu s principy GDPR. To zahrnuje:
- Legitimní základ pro zpracování dat - musíte mít právní důvod pro shromažďování a zpracování osobních údajů. To může být například smluvní závazek, oprávněný zájem o uchování a použití dat nebo explicitně daný souhlas.
- Souhlas se zpracováním dat - pokud je souhlas právním základem pro sběr a uchování osobních údajů, musíte být schopni prokázat, že jste získali souhlas od zákazníka.
- Ochrana dat - musíte přijmout bezpečnostní opatření k ochraně databáze zákazníků. To může zahrnovat omezený přístup k datům zákazníka v rámci organizace, speciální ochranu citlivých dat nebo pravidelnou aktualizaci bezpečnostního systému.
3. Získání souhlasu
Jedním z hlavních právních důvodů pro zpracování dat je souhlas. Pokud vaše zpracování vyžaduje explicitní souhlas, vaše CRM musí obsahovat funkce pro správu souhlasu a uchovávat záznam o daném souhlasu zákazníka. To zahrnuje digitální zaznamenání souhlasu, uvádění právního základu pro uchovávání dat, ukládání zdroje, odkud jste získali souhlas (např. webový formulář), a ukládání informací o tom, kdy a kým byly informace aktualizovány.
4. Ochrana dat
Musíte přijmout a dodržovat bezpečnostní opatření k ochraně databáze zákazníků. To zahrnuje:
- Omezení přístupu k datům zákazníka v rámci organizace.
- Speciální ochranu a péči o citlivější data.
- Pravidelné aktualizace bezpečnostního systému.
- Další bezpečnostní nástroje mohou zahrnovat šifrování dat a omezené přihlašování.
- Hodnocení databází z hlediska rizik a hrozeb.
5. Respektování práv zákazníků na jejich data
Musíte zajistit, že práva zákazníků, která jsou jim udělena podle GDPR, jsou respektována. To zahrnuje:
- Právo požádat o vymazání nebo úpravu svých dat.
- Právo na přístup k datům a jejich přenositelnost.
- Právo na omezení zpracování dat.
Závěr
Dodržování GDPR je klíčové pro jakoukoliv firmu, která shromažďuje a zpracovává data svých zákazníků. Bez ohledu na to, zda jste velká korporace nebo malá firma, musíte mít systémy a postupy na místě, které zajistí dodržování těchto regulací. CRM systém, který je navržen tak, aby splňoval požadavky GDPR, může hrát klíčovou roli v ochraně dat vašich zákazníků a v souladu s těmito regulacemi.